5 dicas úteis para lidar com diferentes versões do MS Office

O pacote MS Office amadureceu ao longo dos anos em termos de seus recursos e funcionalidades. No entanto, o que sempre preocupou as atualizações sucessivas é a compatibilidade de novas versões com as mais antigas.

Agora, se você estiver usando versões diferentes do MS Office ou colaborando com pessoas que usam uma versão do Office diferente da sua, estará lidando com esse problema diariamente. No entanto, você ficará feliz em saber que pode reduzir o risco de ter preocupações apenas lembrando e praticando algumas coisas.

Vamos ver o que são.

Veja também: Aprenda e compreenda as diferenças entre MS Office 2013 e Office 365 bem aqui.

1. Conheça os formatos de arquivo

O Office 2007-2013 usa extensões de arquivos diferentes quando comparado ao Office 97-2003. Eles têm um 'x' adicionado no final, o que é uma indicação do uso da XML (Extensive Markup Language).

2. Trabalhe no modo de compatibilidade

Quando você abre um arquivo 97-2003 em um produto 2007-2013, o arquivo é aberto no modo de compatibilidade. Você pode continuar trabalhando nesse modo para não introduzir itens / recursos que não são suportados.

Nota: No modo de compatibilidade, você não seria capaz de usar os recursos 2007-2013, mesmo usando a versão do software.

Idealmente, se você deseja compartilhar seu documento com alguém que usa 97-2003, continue trabalhando no modo de compatibilidade.

3. Converter para novos recursos

Se você não quiser compartilhar a versão inferior do arquivo e se estiver na versão superior do software, converta o arquivo. Dessa forma, você seria capaz de tirar proveito dos novos recursos.

Para converter seu documento, vá para Arquivo -> Informações -> Converter como mostrado no diagrama abaixo. Dessa forma, o arquivo original será convertido e substituído.

4. Verifique se há problemas

Suponha que você esteja trabalhando em 2007-2013 e, no final do seu trabalho, perceba que precisa compartilhe o documento com alguém que tenha 97-2003. Enquanto você estava trabalhando, pode ter usado recursos não suportados pelas versões inferiores.

Nesses casos, antes de compartilhar, é recomendável verificar se há problemas. Dessa forma, você reduzirá os riscos potenciais de perder dados e formatação no compartilhamento. Clique em Arquivo -> Informações -> Verificar problemas e depois retifique as coisas solicitadas pelo software.

5. Salvar como 97-2003

Se você optar por salvar o documento como um documento 97-2003, apesar de trabalhar na versão superior, o software verificará a compatibilidade sozinho. Se encontrar algum, solicitará ao usuário.

Então compartilhar nunca será uma preocupação.

Dica legal: Você é alguém que não possui o MS Office? Você já precisou abrir um desses arquivos? Não se preocupe, você pode abri-lossem ter o MS Office instalado.

Conclusão

Essas são as únicas coisas básicas que você precisa ter em mente se o seu trabalho exigir colaboração com pessoas que trabalham em diferentes versões do MS Office. Apenas algumas etapas adicionais e você pode economizar muita confusão que pode surgir devido a problemas de compatibilidade.